Qui est concerné ?
Tout éditeur ou toute personne physique ou morale qui en tient lieu (association, syndicat, société civile ou commerciale, auto-éditeur, administration et collectivité...) doit déposer chaque document qu'il édite sur le territoire français et qui excède le cadre familial.
Les importateurs sont également concernés par cette obligation de dépôt légal, dès lors qu'ils importent plus de 100 exemplaires de documents, sur le territoire français.
En quoi consiste le dépôt légal ?
Le dépôt légal se compose d'une fiche de déclaration et du dépôt du document concerné. Le dépôt est obligatoire et gratuit.
Comment faire la déclaration ?
La déclaration de dépôt, qui comprend des informations du document (le nom, l'adresse, le titre, l'ISBN pour un livre, le chiffre du tirage, etc.), peut se faire de deux manières.
En ligne
Il est possible de faire cette première démarche sur l'Extranet, le site de dépôt de la Bibliothèque nationale de France (BNF), à cette adresse "depotlegal.bnf.fr".
L'éditeur devra ensuite imprimer un exemplaire de cette déclaration ou le bordereau d'envoi, et le joindre au document à déposer.
En téléchargeant un formulaire
Il est également possible de faire cette déclaration à partir d'un des formulaires téléchargeables ici sur le site de la BNF (qui varie suivant le type de document) au format PDF.
Le document à déposer devra être accompagné de cette déclaration complétée en trois exemplaires (l'une sera retournée au déposant, la deuxième servira au traitement bibliographique et la troisième sera archivée et pourra être librement consultée par les déposants, auteurs et ayants cause respectifs).
Où doit-on déposer ?
Le lieu du dépôt est lié au type de support du document. La Bibliothèque nationale de France est l'organisme dépositaire le plus important. Il s'occupe de tous les documents imprimés, livres, périodiques, partitions, cartes et plans, estampes mais aussi enregistrements sonores, vidéos, documents multimédia et d'Internet.
Pour les éditeurs et les importateurs de documents imprimés, le dépôt s'effectue donc auprès de la BNF. Il est nécessaire aussi de préciser lequel des cinq départements de la BNF est concerné par ce document. (Par exemple, c'est le Département des estampes et de la photographie de la BNF qui est chargé de recevoir le dépôt légal entre autres des estampes, des photographies et des affiches et posters.)
Les éditeurs ou importateurs situés dans un département ou une collectivité d'outre-mer peuvent effectuer leur dépôt légal auprès de la bibliothèque de leur région habilitée à recevoir le dépôt légal imprimeur.
Combien d'exemplaires doit-on déposer ?
Depuis le 21 mars 2015, tous les documents imprimés (livres, périodiques, imagerie, documents graphiques et cartographiques, partitions) sont à déposer en un seul exemplaire (contre deux auparavant).
Les documents sonores, vidéos et multimédias ainsi que les logiciels et bases de données continuent d'être déposés en deux exemplaires, ainsi que les publications papier dès qu'elles sont accompagnées d'un élément audiovisuel.
Comment faire parvenir les documents ?
Le document accompagné de la ou des déclarations peut être soit envoyé par courrier en franchise postale (dispense d'affranchissement), soit déposé directement à la BNF située à Paris (attention : ce dépôt physique est suspendu lorsque le plan Vigipirate est activé).
Quand doit-on déposer ?
L'éditeur et l'importateur doivent déposer le document au plus tard le jour de sa mise en circulation.
Cas particulier : les livres numériques
Le dépôt légal concerne aussi les e-books.
Pour les livres numériques diffusés en ligne, l'éditeur n'a aucun démarche active à faire. La collecte passe par le site web qui les diffuse, et c'est la BNF qui récupère automatiquement ces données.
Le dépôt légal dépend du support de l'œuvre et non de l'œuvre en elle-même. Ainsi, si la diffusion d'un livre numérique en ligne coexiste avec une version sur support électronique, comme un CD-Rom ou une clé USB, celle-ci reste soumise à l'obligation de dépôt légal. Un type de dépôt ne se substitue pas à un autre.
Précision
Bien que les imprimeurs déposent les documents qu'ils impriment, les éditeurs doivent effectuer eux aussi le dépôt légal du document. Ces deux dépôts sont différents.
