La Fondation du Patrimoine a pour mission la sauvegarde et la valorisation du patrimoine français de proximité. Les organisations identifient les sites et édifices menacés et organisent ensuite des partenariats privés ou publics pour la rénovation de ces derniers. Si le siège est à Paris, l'organisme dispose de 22 délégations régionales et de 100 délégations départementales gérées par des bénévoles. En 2017, 2 510 projets ont été soutenus et 31,5 millions d'euros d'aide en faveur du patrimoine récoltés.
La maitrise de l'image de marque et la qualité des documents : une gestion graphique compliquée
"Nos délégations départementales lancent des souscriptions pour la rénovation du patrimoine français. Elles travaillent avec les mairies, les associations ou des partenaires financiers pour collecter des fonds, qui nécessitent de nombreux outils de communication comme des bons de souscription. En fonction des projets, la personnalisation des messages est toujours différente et nous gérons des centaines de dossiers par mois" explique Anne-Sophie Jumelle, chargée de communication de la Fondation du Patrimoine.
Si le siège gère la communication globale, chaque délégation porte ses projets locaux. Jusqu'à présent, chacun fonctionnait de son côté tant sur le format, la couleur ou le design des documents. Ils n'avaient rien à voir d'une délégation à l'autre. "D'autant que les personnes travaillant en délégation ne sont pas graphistes et n'ont pas les outils pour faire les maquettes. Ça leur demandait énormément de temps" détaille Anne-Sophie.
Une double problématique
Dans ce contexte, la Fondation du Patrimoine recherchait une solution simple lui permettant de diffuser et protéger sa charte graphique et son image, tout en fournissant des outils facilement accessibles pour que les équipes gagnent du temps dans la production de leurs documents de promotion.
La Fondation a travaillé main dans la main avec PrintFlux pour concevoir un espace sécurisé permettant à l'ensemble des collaborateurs de la Fondation de réaliser tous leurs outils de communication en quelques clics. Cette plateforme est très facile à utiliser. Il suffit de sélectionner un document, de remplir les champs nécessaires (titre, copyright, photos…) pour obtenir un PDF charté, prêt à être imprimé. Elle répond aussi aux contraintes juridiques et aux respects des droits d'auteurs, un point de sensibilisation important.
Déploiement des nouveaux produits, gestion du catalogue... toutes les actions sont sous contrôle
Avec PrintFlux, le siège dispose d'outils pour suivre facilement l'activité de ses délégations et les commandes réalisées via la plateforme. Il peut ainsi intervenir rapidement et accompagner les projets, des sécurités indispensables aujourd'hui.
"Je concentre les besoins des délégations puis réalise les documents chartés au siège. Ils sont ensuite intégrés au sein de la plateforme Printflux. Chacun se connecte grâce à ses identifiants, gère ses besoins en communication et je peux suivre les commandes via mon accès administrateur" ajoute Anne-Sophie.
Réussir à fédérer les 100 délégations départementales autour d'un projet
Ce projet, pour être une réussite, devait obligatoirement fédérer les bénévoles des délégations. Sans eux, rien n'était possible, et ils n'avaient aucune obligation à adhérer au projet si les avantages attendus n'étaient pas là.
Aujourd'hui, après quelques mois d'utilisation, la plateforme de Web-to-Print rencontre un vrai succès. Grâce à la qualité du service apporté, la Fondation du Patrimoine a réussi à fédérer l'ensemble des délégations, optimiser le temps de travail et gagner en productivité.
"Les délégations comme le siège attendaient cet outil avec grande impatience, car c'est un vrai gain de temps et ça nous permet d'harmoniser l'image de marque. Dès la mise en place, les retours ont été très positifs et toutes l'utilisent pour créer leur document. Chez PrintFlux, ils ont été très réactifs et disponibles, pour s'adapter à nos besoins et nos contraintes techniques" conclut Anne-Sophie Jumelle.
